De ultieme gids

Kassa tellen en afsluiten

Waarom?
Hoe sneller je onregelmatigheden opmerkt, hoe sneller je ze kan corrigeren.

Handig!
je software stuurt je een rapport per mail als je de kassa afsluit.

Dagontvangstenboek naar boekhouder

Waarom?
Zo is je boekhouder dagelijks op de hoogte van je reilen en zeilen.

Handig!
laat je software dit telkens automatisch aan je boekhouder bezorgen.

✔️Lees meer over hoe je zo efficiënt mogelijk samenwerkt met je boekhouder.

✔️Wat je zelf best weet over boekhouding? Dit zijn de basics.

Balans verkochte producten opmaken

Waarom?
Zo behoud je het overzicht over de operationele werking van je apotheek.

Handig!
je software stelt automatisch een rapport op dat je per mail ontvangt.

✔️Je dagorganisatie optimaliseren? Ontdek het gemak van een online agenda.

test

Voorraad in je publieksruimte aanvullen

Waarom?
Om je schappen ordelijk en mooi gevuld te houden.

Handig!
met de functie ‘stockbeheer op stocklocatieniveau’ krijg je in je software een overzicht van alle artikelen die je uit je kelderstock of voorraadruimte moet halen.

✔️Geneesmiddelen automatisch sorteren? Ontdek het gemak van een afleverrobot.
✔️Al een afleverrobot in je apotheek? Hier moet je zeker opletten.
✔️CareConnect Pharmacist koppelen met je afleverrobot? 8 handige tips!

Schulden opvolgen

Waarom?
Schulden – niet alleen geldschulden, maar ook niet-betaalde reservaties, ontbrekende attesten en voorschriften – lijden vaak tot onnodige kosten of vertragingen in tarificatie.

Handig!
als titularis in je software kan je een rapport opvragen met een valorisatie van de verschillende types openstaande schulden van je patiënten.

test

Inventaris maken

Waarom?
Door de vinger nauw aan de pols te houden, kan je sneller actie ondernemen dan wanneer je dit jaarlijks doet.

Handig!
laat je inventaris automatisch maandelijks afsluiten in je software.

Registers en voorschriftenboek afdrukken

Waarom?
Bij een inspectie ben je verplicht om oa. volgende documenten voor te leggen:

• Voorschriftenboek
• Voorschriftenboek voor verdovende middelen
• Veterinair register
• Analyseregister van de grondstoffen

Anticiperen op toekomstige prijsdalingen

Waarom?
Door de betrokken voorraden (voorlopig) niet aan te vullen, beperk je de financiële impact.

Handig!
je software kan op basis van de officieuze lijst van dalers automatisch een bestelling uitstellen als het product in kwestie in prijs zal dalen.

Waardeverlies van je stock berekenen

Waarom?
Om compensaties voor de betrokken producten aan te vragen bij het labo.

Handig!
je kan dit makkelijk nagaan door je inventaris maandelijks te laten opmaken.

✔️7 tips voor een optimaal voorraadbeheer.

Vervaldata opvolgen

Waarom?
Zo hou je je inventaris up-to-date en vermijd je verloren kosten. Als je deze producten tijdig terugstuurt, worden ze soms (deels) terugbetaald.

Handig!
dankzij de 2D-barcode registreer je vervaldata automatisch als je de bestelling met een barcodescanner wegzet.

Extra handig!
de ‘virtuele assistent vervaldata’ informeert je proactief over artikelen die binnenkort vervallen. Het systeem houdt rekening met de terugnamevoorwaarden van het labo.

Vervallen producten staan gemiddeld in voor een verlies van 2.000 à 3.000 euro per jaar.

Overstock en dode stock voorspellen

Waarom?
Zo kan je beter anticiperen en verlies je minder geld aan deze producten.

Handig!
je software voorspelt je overstock en dode stock op basis van je gemiddelde dagverkoop, en vertelt je meteen hoeveel je dat zal kosten.

Winkeldochters opsporen

Waarom?
Door een goed zicht te hebben op je winkeldochters kan je hierop acties doen om de stock te liquideren en onnodige kosten te beperken.

Handig!
je software volgt deze artikelen automatisch op en biedt inzicht in het kostenplaatje.

✔️8 tips om de kosten en risico’s in je apotheek te beperken.

Kasboek en facturen naar je boekhouder

Waarom?
Zo kan je boekhouder alles vlot en correct inboeken.

Handig!
in je software krijg je een overzicht van alle facturen per klant.

Extra handig!
bezorg de facturen ook automatisch aan je boekhouder.

Openstaande facturen opvolgen en terugbetaling creditnota’s door leveranciers

Waarom?
Om een gezonde cashflow van je apotheek te garanderen.

Handig!
dankzij de overzichten in je software win je kostbare tijd.

Overzicht uitgekeerde kortingen maken

Waarom?
Om erachter te komen welke patiënten van de kortingen gebruik maken, en bij welke verkopen ze dat doen.

Handig!
in je software maak je eenvoudig een digitaal overzicht van alle uitgekeerde kortingen tijdens de verkopen.

Reservaties en gemiste verkopen evalueren

Waarom?
Om je voorraad zo goed mogelijk af te stemmen op de wensen van je patiënten.

Handig!
in je software heb je een rapport van alle reservaties en gemiste verkopen met de bijhorende stockdrempels en prijzen. Zo kan je snel beslissen welke artikelen je het beste vast in voorraad neemt.

✔️Meer weten over de rapportagemogelijkheden? Zo haal je alles uit je data.
✔️Je software en data maximaal beschermen? Zo bouw je cyber security in.

Planning van mogelijke promoties

Waarom?
Met slimme promoties verkoop je meer van je minder populaire producten en versterk je het succes van gegeerde producten.

Handig!
zo kan je overstock, dode stock, winkeldochters en artikelen die binnenkort vervallen toch nog kwijtraken.

Niet-opgehaalde reservaties in je software schrappen en uit het afhaalrek halen

Waarom?
Zo vermijd je dat je afhaalrek een kluwen wordt en stel je deze artikelen opnieuw beschikbaar voor verkoop.

Handig!
controleer via je software welke niet-betaalde reservaties langer dan een maand niet zijn opgehaald. Stuur een herinnering naar patiënten die hun reservatie wel al betaalden, maar nog niet ophaalden.

Rapport van de ventilatie van de verkopen per maand opstellen

Waarom?
Zo krijg je inzicht in de evolutie van de omzet van bereidingen, OTC, vrije verkopen en verkopen op voorschrift, en kan je de nodige acties ondernemen om je bestelpolitiek te optimaliseren.

Handig!
je software stuurt je automatisch een gedetailleerd rapport per mail.

test

Omzet en marge t.o.v. dezelfde periode vorig jaar evalueren

Waarom?
Zo hou je de vinger aan de pols van de operationele werking van je apotheek.

Handig!
in je software kan je overzichtelijke rapporten raadplegen.

✔️Hoe verhoog je de omzet en marge in je apotheek?

De gemiddelde brutomarge in een apotheek ligt tussen de 28 en 30 %. De omzet schommelt tussen 1,14 miljoen en 1,41 miljoen.

Geassocieerde verkopen onder de loep nemen

Waarom?
Om je patiënt een zo compleet mogelijke farmaceutische opvolging te bieden. Uit een brainstorm met je team ontstaan soms verfrissende ideeën.

Handig!
dankzij de functie ‘geassocieerde verkopen’ krijg je bij de aflevering van een bepaalde CNK suggesties om nog één of meerdere andere producten te adviseren of specifiek therapeutisch advies te geven.

✔️OTC en apotheeksoftware: de ideale combo voor farmaceutisch advies.

OTC-adviezen en aanbevelingen beheren

Waarom?

1. Om vlot en makkelijk aangewezen artikelen op te zoeken (bv. artikelen tegen schimmelnagel, droge ogen of zwangerschapskwaaltjes).
2. Om de adviezen omtrent OTC-artikelen met je apotheekteam af te stemmen.
3. Om je overstock weg te werken.
4. Om artikelen met een korte vervaldatum aan te raden.

Handig!
met de functie ‘OTC-adviezen’ link je artikelen aan één of meer sleutelwoorden, zodat je ze met die zoektermen snel kan terugvinden bij de aflevering.

Openstaande schulden afgeleverd met tussenkomst evalueren

Waarom?
Door deze schulden nauw op te volgen, vermijd je onnodig verlies in de toekomst. Je ziet ook meteen of je je vooraf bepaalde doelstellingen hebt behaald.

Handig!
in je software krijg je een overzicht van de evolutie van deze schulden (ouder dan 1 maand, 3 maanden of 1 jaar).

test

Vervallen producten van het afgelopen boekjaar valoriseren

Waarom?
Je boekhouder kan deze producten als ‘verlies’ inbrengen.

Handig!
creëer een fictieve groothandel ‘vervallen’ in je software en breng er via de retourmodule alle vervallen producten onder.

✔️6 tips voor apothekers bij het afsluiten van het boekjaar.

Het rendement van je gamma’s analyseren

Waarom?
Omdat je vaak volledige gamma’s in voorraad moet nemen, is het belangrijk om de opbrengst kritisch te evalueren en de terugverdientijd van je investering te kennen.

Handig!
toets de aankoopwaarde van je gamma af aan de verkopen op jaarbasis. Idealiter streef je naar een rotatie van 12 maanden.

✔️Lees ook deze 7 tips voor een optimaal voorraadbeheer.
✔️Bestelling plaatsen bij vertegenwoordiger? Zo bereid je je het best voor.

Patiëntenpopulatie in kaart brengen

Waarom?
Hoe beter je je patiënten kent, hoe beter je je producten en dienstverlening op hun noden kan afstemmen.

Handig!
in je software krijg je een gedetailleerd overzicht van je hele populatie.

De band met je patiënten versterken?

Meld je dan zeker aan op het gratis digitaal gezondheidsplatform Helena, waarop een patiënt online, beveiligd én rechtstreeks bij jou kan reserveren, maar ook zijn medicatieschema en aankoophistoriek kan raadplegen.

Omzetverdeling nagaan: OTC versus Rx

Waarom?
Als je de evolutie van de omzet van verkopen op voorschrift en OTC kent, kan je gemiste potentiële groeimarges blootleggen.

Handig!
je software giet deze verdeling in een overzichtelijk rapport.

Het aandeel OTC en parafarmacie bedraagt gemiddeld 30 à 40 % van je totale omzet.

Ga kortingen via klantenkaart na

Waarom?
Zo kan je boekhouder alle uitgekeerde kortingen correct inboeken.

Handig!
in je software kan je verschillende rapporten consulteren.

Bestelpolitiek op punt zetten

Waarom?
Om hem verder te optimaliseren en je brutowinstmarge nog te vergroten.

Hoe?
o Analyseer per gamma de bestellingen rechtstreeks bij het labo vs. via de groothandel.
o Vergelijk per cluster in functie van de verpakkingsgrootte en producent.
o Breng interapotheekbestellingen in kaart en optimaliseer stockdrempels.