Le guide

Effectuer le comptage et la clôture de caisse

Pourquoi ?
Plus tôt vous détecterez les éventuelles irrégularités, plus vite vous pourrez les corriger.

Pratique !
votre logiciel vous envoie un rapport par e-mail à la clôture de la caisse.

Transmettre la situation de caisse au comptable

Pourquoi ?
Pour tenir votre comptable au courant de vos activités quotidiennes.

Pratique !
laissez votre logiciel se charger d’envoyer automatiquement ces informations à votre comptable.

✔️En savoir plus sur la façon la plus efficace de collaborer avec votre comptable.

✔️Ce qu’il faut savoir en matière de comptabilité ? Découvrez les principes de base.

Réaliser le bilan des articles vendus

Pourquoi ?
Pour garder un aperçu du fonctionnement opérationnel de votre pharmacie.

Pratique !
votre logiciel établit automatiquement un rapport, que vous recevez par e-mail.

✔️Optimiser votre emploi du temps quotidien ? Découvrez-en plus sur la convivialité d’un agenda en ligne.

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Réapprovisionner votre espace client

Pourquoi ?
Pour avoir des étagères bien ordonnées et bien fournies.

Pratique !
la fonction de « gestion des stocks par emplacement » dans votre logiciel vous donne un aperçu de tous les articles que vous devez transférer de votre réserve.

✔️Tri automatique des médicaments ? Découvrez-en plus sur la commodité d’un robot.
✔️Vous disposez déjà d’un robot dans votre pharmacie ? Voici les aspects auxquels prêter attention.
✔️Relier le logiciel CareConnect Pharmacist à votre robot ? Huit conseils pratiques !

Assurer le suivi des litiges

Pourquoi ?
Les litiges – non seulement les crédits, mais aussi les réservations impayées, les avances et les attestations manquantes – entraînent souvent des coûts superflus ou des retards dans la tarification.

Pratique !
en tant que titulaire, vous pouvez demander un rapport intégrant une valorisation des différents types de litiges de vos patients.

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Faire l’inventaire

Pourquoi ?
En surveillant la situation de près, vous pourrez agir plus rapidement que si vous ne le faites qu’une fois par an.

Pratique !
laissez votre logiciel clôturer automatiquement votre inventaire chaque mois.

Imprimer les ordonnanciers et registres nécessaires

Pourquoi ?
Lors d’une inspection, vous êtes tenu de présenter, entre autres, les documents suivants :

• Ordonnancier
• Ordonnancier stupéfiant
• Registre vétérinaire
• Registre des analyses des matières premières

Anticiper les baisses de prix futures

Pourquoi ?
En ne reconstituant pas les stocks concernés (temporairement), vous limiterez l’impact financier.

Pratique !
votre logiciel peut reporter automatiquement une commande sur la base de la liste officieuse des produits en baisse si le prix du produit en question est appelé à baisser.

Calculer la perte de valeur de votre stock

Pourquoi ?
Pour demander des compensations pour les produits concernés au laboratoire.

Pratique !
réglez facilement cet aspect grâce à l’inventaire mensuel automatique.

✔️7 conseils pour une gestion optimale du stock en pharmacie.

Effectuer le suivi des dates de péremption

Pourquoi ?
De cette façon, vous garderez votre inventaire à jour et éviterez les pertes Ces produits sont parfois (partiellement) remboursés s’ils sont renvoyés à temps.

Pratique !
grâce au code-barres 2D, vous enregistrez automatiquement les dates de péremption lors de l’approvisionnement de la commande à l’aide d’une douchette.

Trés pratique !
l’« assistant virtuel de péremption » vous informe de manière proactive des articles dont la date de péremption est proche, Le système tient compte des conditions de reprise du laboratoire.

Les produits périmés représentent une perte moyenne de 2 000 à 3 000 € par an.

Prévoir les surstocks et les stocks morts

Pourquoi ?
De cette façon, vous pourrez mieux anticiper et perdrez moins d’argent sur ces produits.

Pratique !
votre logiciel prévoit vos surstocks et stocks morts sur la base de vos ventes quotidiennes moyennes, et vous indique immédiatement combien cela va vous coûter.

Détecter les rossignols

Pourqoui ?
Mettre en évidence les invendus pour mettre en place des actions et éviter des pertes d’argent.

Pratique !
votre logiciel assure automatiquement le suivi de ces articles et dresse un aperçu des coûts.

✔️8 conseils pour réduire les frais et les risques financiers dans votre pharmacie.

Transmettre votre journal de recettes et vos factures à votre comptable

Pourquoi ?
Cela permet à votre comptable de tout enregistrer de manière fluide et correcte.

Pratique !
dans votre logiciel, vous pouvez accéder à un aperçu de toutes les factures par client.

Trés pratique!
vous pouvez aussi envoyer automatiquement les factures à votre comptable

Suivre les factures impayées et le remboursement des notes de crédit par les fournisseurs

Pourquoi ?
Pour assurer une trésorerie saine à votre pharmacie.

Pratique !
les aperçus dans votre logiciel vous permettent de gagner un temps précieux.

Dresser un aperçu des remises accordées

Pourquoi ?
Pour savoir quels sont les patients qui profitent de réductions, et à quelle occasion.

Pratique !
votre logiciel vous permet de générer facilement un aperçu numérique de toutes les remises accordées lors des ventes.

Évaluer les réservations et les pertes de vente

Pourquoi ?
Pour adapter au mieux votre stock aux besoins de vos patients.

Pratique !
votre logiciel vous permet de générer un rapport des réservations et des pertes de vente avec les seuils de stock et les prix correspondants. De cette façon, vous pourrez rapidement déterminer quels articles il vaut mieux stocker en permanence.

✔️Vous voulez en savoir plus sur les possibilités de rapports ? Voici comment exploiter pleinement vos données.
✔️Assurer une protection maximale de vos données et de votre logiciel ? Découvrez nos conseils en matière de cybersécurité.

Planifier les promotions éventuelles

Pourquoi ?
Grâce à des promotions judicieuses , vous augmenterez les ventes de produits moins connus et confirmerez le succès des produits connus.

Pratique !
c’est un bon moyen d’écouler les surstocks , les stocks morts, les rossignols et les articles sur le point de périmer.

Supprimer les réservations non retirées dans votre logiciel et les remettre en vente

Pourquoi ?
Vous éviterez ainsi l’encombrement de votre étagère de promis et pourrez remettre ces articles en vente.

Pratique !
à l’aide de votre logiciel, vérifiez les réservations impayées qui attendent d’être récupérées depuis plus d’un mois. Envoyez un rappel aux patients qui ont, quant à eux, déjà payé leur réservation, mais qui ne l’ont pas encore retirée.

Établir un rapport mensuel de ventilation des ventes

Pourquoi ?
Cela vous donne un aperçu de l’évolution du chiffre d’affaire des préparations, des ventes libres et des ventes sur prescription, et vous permet de prendre les mesures nécessaires pour optimiser votre politique de commande.

Pratique !
votre logiciel vous envoie automatiquement un rapport détaillé par e-mail.

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Évaluer le chiffre d’affaire et la marge par rapport à la même période de l’année précédente

Pourquoi ?
De cette façon, vous surveillez de près le fonctionnement opérationnel de votre pharmacie.

Pratique !
dans votre logiciel, vous pouvez consulter des rapports clairs.

✔️Booster les ventes et la marge de votre pharmacie ?

La marge brute moyenne dans une pharmacie se situe entre 28 et 30 %. Le chiffre d’affaire fluctue entre 1,07 million et 1,39 million d’Euros.

Surveiller les ventes associées

Pourquoi ?
Pour donner à vos patients le suivi pharmaceutique le plus complet possible. D’un brainstorming en équipe émergent parfois des idées novatrices.

Pratique !
grâce à la fonction « ventes associées », vous bénéficiez, lors de la délivrance d’un certain CNK, de suggestions pour recommander un ou plusieurs autres produits ou dispenser des conseils thérapeutiques spécifiques.

✔️OTC et logiciel de pharmacie : la combinaison idéal idéale en matière de conseils pharmaceutiques.

Gérer les recommandations et les conseils OTC

Pourquoi ?

1. Pour trouver rapidement et facilement des articles indiqués (par exemple, des articles contre les mycoses des ongles, la sécheresse oculaire ou les désagréments de la grossesse).
2. Pour coordonner les conseils en matière de produits en vente libre au sein de votre équipe en pharmacie.
3. Pour écouler votre surstock.
4. Pour recommander des articles dont la date de péremption approche.

Pratique !
grâce à la fonction « conseils OTC », associez vos articles à un ou plusieurs mots-clés, afin de pouvoir les retrouver rapidement en la délivrance.

Évaluer les litiges délivrés au prix remboursé

Pourquoi ?
En surveillant de près ces litiges, vous éviterez des pertes inutiles à l’avenir. Vous verrez aussi immédiatement si vous avez atteint les objectifs fixés.

Pratique !
dans votre logiciel, vous pouvez obtenir un aperçu de l’évolution de ces litiges (datant de plus d’1 mois, 3 mois ou 1 an).

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Valoriser les produits périmés de l’exercice précédent

Pourquoi ?
Votre comptable peut comptabiliser ces produits comme une « perte ».

Pratique !
créez un grossiste fictif « Produits périmés » dans votre logiciel et utilisez le module des retours pour y transférer tous les produits périmés.

✔️6 conseils aux pharmaciens pour clôturer l’exercice comptable.

Analyser le rendement de vos gammes

Pourquoi ?
Comme vous devez souvent stocker des gammes complètes, il est important d’évaluer les bénéfices de manière critique et de connaître le délai d’amortissement de votre investissement.

Pratique !
examinez la valeur d’achat de votre gamme par rapport aux ventes sur base annuelle. L’idéal est de viser une rotation de 12 mois.

✔️Lisez également ces 7 conseils pour une gestion optimale des stocks.
✔️Passer une commande auprès d’un représentant ? Découvrez comment vous y préparer au mieux.

Répertorier votre patientèle

Pourquoi ?
Mieux vous connaissez vos patients, mieux vous pourrez adapter vos produits et services à leurs besoins.

Pratique !
dans votre logiciel, vous pouvez consulter un aperçu détaillé de l’ensemble de votre patientèle.

Renforcer le lien avec vos patients ?

Inscrivez-vous sur le portail de santé numérique gratuit Helena. Sur cette plateforme, vos patients pourront réserver en ligne, en toute sécurité et auprès de vous directement, mais également consulter leur schéma de médication et l’historique de leurs achats.

Procéder à la ventilation du chiffre d’affaire : OTC vs Rx

Pourquoi ?
Connaître l’évolution du chiffre d’affaire des ventes libres et sur prescription peut révéler des marges de croissance potentielles manquées.

Pratique !
votre logiciel transpose cette ventilation dans un rapport clair.

La part des OTC et de la parapharmacie représente en moyenne 30 à 40 % de votre chiffre d’affaire total.

Vérifier les ristournes via la carte de fidélité

Pourquoi ?
Cela permettra à votre comptable d’enregistrer correctement toutes les remises accordées.

Pratique !
dans votre logiciel, vous pouvez consulter différents rapports.

Affûter votre politique de commande

Pourquoi ?
Pour l’optimiser davantage et encore accroître votre marge bénéficiaire brute.

Comment ?
o Par gamme, analyser les commandes passées directement auprès du laboratoire vs via les grossistes.
o Comparer les produits par cluster en fonction de la taille de l’emballage et du fabricant.
o Répertorier les commandes inter-officines et optimiser les seuils de stock min et max.

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